من چگونه برای روزم برنامه‌ریزی می‌کنم؟

اگر راستش را بخواهید٬ من از آن دسته آدمهایی هستم که دوست دارم کارهایم روی برنامه و روال خود حرکت کند. همانطور که می‌دانید٬ وقتی حجم کار و تعداد پروژه‌های موازی بالا می‌رود٬ تنها برنامه‌ریزی است که می‌تواند شما را نجات بدهد! برای همین به دنبال ابزارهای مختلف گشتم و تعدادی از آنها را امتحان کردم. تا به این لحظه‌ای که دارم این پست را آماده می‌کنم٬ برنامه ریزی روزانه و کاری من به شکل زیر انجام می‌گیرید.

planning_hardhats

در حال حاضر، من از ۳ ابزار استفاده می‌کنم:

  1. تقویم مک که با Google Calendar سینک شده است.
  2. واندرلیست (که قبلا در موردش در اینجا نوشته‌ام)
  3. ترلو

حالا چرا سه ابزار؟

۱- تقویم: راستش بعضی اوقات قرارهای ملاقات و کلاس‌های دانشگاه را باید در قالب یک برگه تقویم نوشت تا زمان‌های خالی را بشود تشخیص داد و برای آنها برنامه‌ریزی کرد. من از تقویمی مثل Google Calendar استفاده می‌کنم تا قرارهای ملاقات و زمان‌ها را مشخص کنم. به تصویر زیر دقت کنید:

Mac-calendar

بعد از این که دانستم چه زمان‌هایی برای چه کاری تعریف شده‌است،  به سراغ انتخاب و برنامه‌ریزی Task Based می‌روم. مثلا با توجه به زمان و اولویت تسک‌هایی که در ترلو تعریف می‌شود،  تسک‌ها را انتخاب می‌کنم و بر روی آنها کار می‌کنم. اینطوری بر اساس زمان تسک‌ها مشخص شده‌اند و دیگر ترسی از عدم پایان تسک در زمان مشخص شده ندارم.

۲- ترلو بیشتر برای مقاصد کاری استفاده می‌شود و بوردهای هر پروژه به صورت کاملا سازمان‌یافته در آن وارد شده است. از طرفی، هماهنگی آن با اکثر وسیله‌ها مثل اندروید و iOS بسیار به کار می‌آید. تسک‌ها را در ترلو به دیگر بچه‌های تیم assign می‌کنم و خودم آنها را دنبال می‌کنم. انگار که داخل دفتر کارم یک بورد و کلی کاغذ چسبانده‌اند که می‌توانم هر لحظه آنها را چک کنم! به شما توصیه می‌کنم که حتما از ترلو استفاده کنید تا بدانید که چه گوهر نابیست.

۳- اپلیکیشن بعدی یعنی Wunderlist از اپ‌هایی است که من واقعا دوستش دارم و بسیار به کارم می‌آید. من از این، اپ برای مدیریت کارهای شخصی، آنهایی که هرروز یا هفته تکرار می‌شوند مثل شارژ اینترنت، پرداخت قبض، آرایشگاه، مرتب کردن اتاق و … استفاده می‌کنم. مدتی‌‌ است که پوشه‌هایم را در این اپلیکیشن به شکل زیر مرتب کرده‌ام:

wunderlist

شما نیز می‌توانید چنین برنامه‌ریزی‌ای برای روزهای خود داشته باشید. یادتان باشد که بدون برنامه‌ریزی هیچ‌ کاری به خوبی پیش‌ نمی‌رود. حتی بدون داشتن برنامه و استراتژی خاص برای کارهایتان، ممکن است بسیاری از ریزه‌کاری‌ها را مد نظر قرار ندهید و به سادگی از کنار آنها بگذرید.

راستی یادتان باشد؛ چیزهایی که نوشته نشوند، هیچ‌وقت به عمل تبدیل نمی‌شوند

 شما برای برنامه‌ریزی روزانه‌تان از چه ابزاری استفاده می‌کنید؟

11 دیدگاه

  1. محمد نصیری

    مرسی از پست خوبی که نوشتی مسعود.روشی که من استفاده میکنم مخلوطی از جی تی دی و روش ابداعی خودم هست.
    من هر چیزی که به ذهنم برسه هر جا باشم توی اینباکس میریزم(واسه این بخش ازیک برد ترلو استفاده میکنم چون اپلیکینش خوبی داره واسه موبایل و موبایل هم همه جا در دسترس هست )
    بعدش هر روز این اینباکس رو تو تایم های 5 دقیقه ای خالی میکنم به این صورت که هر مورد رو نگاه میندازم میگم این چیه ؟؟ (شفافش میکنم اینطوری ) / بعدش میگم مال زندگی منه یا نه ؟؟ (اگه نه میندازمش دور) اگه جوابم ممکنه باشه سوال بعدیم اینه آِیا زمانش الان هست یا بعدا ؟؟ اگه بعدا باشه منتقل میشه به لیست “شاید یه روزی انجامشون بدم” اگه زمانش الان بود دسته بندیش رو مشخص میکنم
    من 4 نوع دسته بندی دارم : سبک زندگی / درس / کار / متفرقه
    بعد برنامه های هر بسته بندی رو جمعه ها برنامه ریزی میکنم و اکشن های ریزشون رو مشخص میکنم (عموما اینجا منعطف هستم از وایت برد و کاغذ و خودکار و هرچیزی استفاده میکنم و حالا اکشن ها منتقل میشن به لیست مستر اکشن ها که تو ترلو هست.)
    توی ترلو هم هر تسکی که میخوام واگذار کنم لیبل قرمز میزنم هر کاری که منتظر باید بمونه لیبل زرد میخوره.
    البته باید توضیحات بیشتر رو باید بزارم واسه پست وبلاگ :)

    1. admin

      مرسی از توضیحات خوبت محمدجان :)

  2. متین

    مرسی از مطلبت :) به نظر من استفاده از wunderlist Pro میتونه ترکیبی باشه هم برای کارهای شخصی و هم برای مدیریت و برنامه ریزی تیم های کوچک

    1. admin

      متین عزیز٬ من واندرلیست پرو دارم. خیلی خوبه اما یه مسئله‌ای هست.
      پیگیری کارها در ترلو ساده‌تره٬ چون می‌شه با لیست‌های داخل هر بورد وضعیت یک تسک رو پیگیری کرد و مثلا چک کرد که چه زمانی وارد Doing شده و یا Done شده.

  3. امیر محرمی

    مسعود جان فکر نمیکنید که اگه تمام کارها در یک جا متمرکز باشه بهتر نیست ..
    مثلا فقط از ترلو استفاده کنید. چون تمام نیازهای یک مدیریت کارها رو میشه با همون انجام داد

  4. محسن برجی

    یادداشت خوبی بود.
    جا داره اینجا از Any.Do هم نام ببرم که برای تعریف وظایف خیلی کاربردی است و سیستم ریمایندر بسیار خوبی دارد.
    برای مدیریت پروژه‌ها و وظایف در تیم فکر می‌کنم هیچ ابزاری جای Trello را نمی‌گیرد؛ به ویژه که نسخه‌های خوبی برای گوشی‌های هوشمند و تبلت هم داره.

  5. سجاد

    راستی یادتان باشد٬ چیزهایی که نوشته نشوند٬ هیچ‌وقت به عمل تبدیل نمی‌شوند
    برای همین است که خداوند برایش ارزش قائل شده و میگوید
    سوگند به قلم و آنچه می نویسد
    خداوند زیباترین است و اگر بخواهد به بزرگترین وجود یا زیباترین قسم بخورد باید به خود سوگند بخورد ولی عجیب است که خدا به قلم سوگند می‌خورد که این به معنی عظمت قلم است.

  6. Pingback: چگونه هوشمندانه‌تر کار کنیم؟ - یک ادمین

  7. سقف کاذب

    آقای مسعود فاطمی
    ممنون از مطالب مفید شما که باعث شده بیش از یکسال پیگیر شما باشم
    من تمام دغدغه های متن بالا رو دارم (زیاد بودن کار های شرکت ، پاسخگویی به مشتریان و کارفرمایان پروژه ها و همینطور کارهای مربوط به وبلاگ ها و سایت شرکت و …)
    اما تا حالا راجع به نرم افزاری مثل ترلو نشنیده بودم
    می خوام خواهش کنم راجع به نحوه دانلود و استفاده از این نرم افزار توضیح کاربردی ارائه بفرمایید
    با سپاس فراوان

  8. مسیح مقدم

    چقدر حال می کنم یکی رو میبینم که قدم قدم انگار کنار هم یه کارایی رو تجربه کردیم …
    من 2 سال از واندرلیست استفاده کردم به همراه ترلو
    تا اینکه دورۀ time management fundamentals لیندا رو گذروندم و به این نتیجه رسیدم که بهتره یه کاسه کنم جریان رو
    خلاصه شش ماهه واندر لیست رو – با اینکه واقعاً دوسش داشتم – حذف کردم و الان از کاری که کردم خیلی راضی ام
    خدا ازم راضی باشه !

    1. محمد

      لینکی از این دورهٔ لیندا دارین؟

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *